10 atributos que necesita una buena comunicación. Y las 10 preguntas que ayudan a ofrecerlos cada vez que quieras comunicar con claridad.
No son míos, sino de Ros Atkins, presentador de la BBC, quien acaba de publicar el libro The Art of Explanation: How to Communicate with Clarity and Confidence. En el programa «Outside Source» proporciona análisis y contexto sobre los principales acontecimientos mundiales, con un estilo claro y directo.
Muchas veces pensamos en lo que queremos decir, pero no necesariamente hemos preparado la información que queremos usar, ni reflexionado sobre cómo vamos a compartir esa información, y menos aún hemos calibrado esa información para quienquiera que te dirijas. Así que estás 10 reglas para comunicar con claridad son una pauta para trabajar previamente el mensaje y así lograr que llegue con claridad a nuestros interlocutores.
A menudo, el error que que comete la gente -y es un error que proviene del entusiasmo por transmitir mucha información interesante- es que son demasiado ambiciosos. Tienen muchas cosas que decir, pero el exceso de cantidad puede ofuscar y dificultar la comprensión de nuestra audiencia.
La prueba que aplica Ros Atkins es muy sencilla, pero dolorosa: ¿la información que tienes es esencial para ayudarte a conseguir el objetivo de esta comunicación? ¿Es interesante o irrelevante? Si es irrelevante, obviamente nos deshacemos de ella.
Si es interesante, hazte preguntas difíciles sobre si debe permanecer y céntrate realmente en la información esencial. Pregúntate a ti mismo para lograr el propósito de esta comunicación, sea cual sea, grande o pequeña: ¿cuál es la información que la gente tiene que tener y que puede asimilar? Y así, si priorizas esa información y le das un trato preferencial, tendrás muchas posibilidades de comunicar con claridad y eficacia.
Los 10 consejos de Ros Atkins para comunicar con claridad
1. Simplicidad
¿Es ésta la forma más sencilla en que puedo decirlo?
Si lo que decimos queda en su forma más simple, será más fácil de asimilar por parte de la audiencia.
2. Destaca el detalle esencial
¿Qué detalles son esenciales para esta explicación? Cada exceso de información que incluimos es pedir más a la persona con la que nos comunicamos.
3. Hacer comprensible lo complejo
¿Hay elementos de este tema que no entiendo? Nosotros mismos tenemos que entender el tema a fondo si queremos explicarlo bien. No podemos evitar las complejidades. Atkins repite una frase que va al fondo de esta cuestión: «Explicar es primero comprender».
La comprensión de un tema que debo explicar se aclara si sé responder a dos cuestiones: ¿Qué intento comunicar con claridad específicamente? y ¿He comprendido bien los detalles de ese tema y sé cómo voy a expresarlos?
4. Sé conciso
¿Es la forma más concisa de decirlo? Cuanto más eficientes seamos, más espacio tendremos para incluir la información esencial, y más daremos a la gente a cambio de su tiempo.
5. Habla con precisión
¿Estoy diciendo exactamente lo que quiero comunicar? No siempre decimos exactamente lo que queremos decir. Comprueba si las palabras que has elegido coinciden con lo que quieres transmitir.
6. Sitúa el contexto
¿Por qué es importante para las personas a las que me dirijo? Es mucho más probable que la gente quiera escuchar lo que decimos si están convencidos de que les importa.
7. Elimina distracciones
¿Incluyo distracciones verbales, escritas o visuales? Todos incluimos con frecuencia información que va en contra de lo que intentamos comunicar, en lugar de apoyarlo.
Habitualmente hay información adicional que realmente no necesitamos incluir, o frases muy largas llenas de palabras que realmente no necesitamos decir.
Aquí se refiere a distracciones escritas que vienen en forma de palabras, tanto si se dicen en voz alta como si se escriben. Pero también puede haber distracciones físicas. Si me balanceara constantemente mientras hablo, el interlocutor pensaría: «¿Por qué se balancea?», en lugar de pensar en lo que le estoy diciendo.
8. Mantén la atención
¿Hay momentos en tu explicación en los que la atención puede flaquear? Si perdemos a alguien, es posible que lo que tengamos que decir a continuación no quede registrado en su mente.
9. Sé útil
¿He respondido a las preguntas que la gente tiene sobre este tema? Si respondemos a las preguntas de la gente, es muy probable que quieran escuchar lo que tenemos que decir.
10. Claridad de objetivos
Por encima de todo, ¿qué intento explicar? Si tenemos esto claro, las decisiones que tomemos sobre qué información incluir y qué lenguaje utilizar también serán mucho más claras.
Sucede también que la autenticidad en tu discurso resulta convincente. Se debe hablar co confianza, precisión y eficacia; pero a eso hay que sumarle la autenticidad de quien no persigue un objetivo escondido (manipulación o brillar). Al final, la gente aprecia la autenticidad.
Si queréis profundizar podéis ver el Seminario de Periodismo Global de RISJ con Ros Atkins (59 min). También puedes leer esta entrevista en el sitio web de McKinsey.
Y os enlazo a un sencillo ejercicio que Joe Portsmouth propone para ser más específico para comunicar con claridad.
